Virtueller Projektraum

Der Arbeitsplatz ist der zentrale, persönliche Bereich für die Bearbeitung der Dokumente. Bearbeitbare Dokumente können aus der Datenbank auf den Arbeitsplatz eines Benutzers ausgecheckt werden, um diese Dokumente für die gleichzeitige Bearbeitung durch andere Benutzer zu sperren. Der Benutzer kann das Dokument nun lokal bearbeiten, an andere Benutzer weiterreichen (ad-hoc-Workflow) und schliesslich wieder einchecken („freigeben“), wodurch eine neue Version des Dokuments auf dem zentralen persistenten Speichermedium erzeugt wird (vgl. auch „CMS“).

Ausser dem Einzel-Arbeitsraum können auch Gruppen-Arbeitsräume – sog. virtuelle Projekträume – definiert werden. Darunter sind spezielle Organisationsprinzipien zu verstehen, die zusätzliche Funktionen zur Kollaboration zur Verfügung stellen:

  • Freie Definition von Ordnerstrukturen („Gruppen-Bookmarks“)
  • Flexible Definition von Zugriffsrechten auf diese Ordner und Propagation der Rechte auf untergeordnete Ordner, Dokumente und Themenknoten (vgl. auch „Topic Map“)
  • Ablage von beliebigen Informationsobjekten in einem Ordner (Dokumente und Themenknoten)
  • Einrichtung von Diskussionsforen (inklusive Zugriffskontrolle)

    • Projekträume eignen sich aufgrund dieser Funktionalitäten hervorragend für die Unterstützung der

    Zusammenarbeit von Teams und Arbeitsgruppen, die gemeinsam Dokumente erstellen oder bearbeiten sowie von Lerngruppen, die diese auch aus- und bewerten (e-Learning). Die Abbildung zeigt einen Projektraum, in dem unterschiedliche Informationsobjekte abgelegt wurden.

    Der virtuelle Projektraum bietet eine höchstflexible Benutzerverwaltung sowohl über einen rollenbasierten Ansatz zur Zugriffskontrolle (RBAC), als auch über die explizite Zugriffsberechtigungen auf Basis von Access Control Lists (ACL). Die Zugriffsberechtigungen werden durch die Erschliessungshierarchien vererbt.
    Mit dem integrierten Workflow Service (WS) können die Übernahme- und Erfassungsvorgänge gesteuert und protokolliert werden. In der Oberfläche können Instanzen eines Workflows in verschiedenen Sichten angestossen werden, wie etwa aus der Dokumentensicht oder einer Suchergebnisliste. Ausser den konventionellen Funktionalitäten stehen den Gestaltern von WS auch folgende Steuerungskonstrukte zur Verfügung:

  • Und / Oder / Nicht Prozesslogik: z.B. eine Oder-Verbindung führt den Prozess weiter, sobald ein paralleler Prozess beendet ist.
  • Auffächer/Zusammenführen: z.B wenn Aktivität A den Status „beendet“ erreicht, weder Aktivitäten B und C aktiviert; oder B oder C müssen definiert Bedingungen erfüllen, unter denen D aktiviert wird.
  • Bedingte Verzweigung: Dadurch ist die Ausführung von beliebigen komplexen Wenn-Dann-Sonst Konstrukten möglich.